¿Què es la gestión de equipos de trabajo virtuales?
Según la guía PMBOK, un equipo virtual es "un grupo de personas con un objetivo común quienes cumplirán sus funciones y en donde las reuniones de trabajo en persona serán pocas o inexistentes”. Como se explica más adelante, esta definición puede ser ampliada a “un grupo de personas con un objetivo común quienes cumplirán sus funciones y en donde las reuniones de trabajo en persona serán pocas o inexistentes sin importar el espacio o el tiempo utilizando herramientas tecnológicas para ello”.
Ventajas del equipo virtual
Como una de las principales ventajas, se tiene la diversidad de los involucrados al proyecto. Al eliminar la barrera de localización, se puede contar con personal de diversas partes del mundo que cuenten con las características deseables para el proyecto y brinden el conocimiento que poseen.
Desventajas del equipo virtual
La principal desventaja en este equipo es la eliminación de la interacción diaria que viven los involucrados al encontrarse todos en la misma infraestructura. Esto lleva a problemas como la reducción del sentido de pertenencia del equipo al ser mayor el individualismo de los miembros, se pierden oportunidades de aprendizaje o retroalimentación para el resto de los involucrados y todo ello requiere mayor disponibilidad y dedicación de tiempo del gerente de proyecto para poder ejercer un control sobre todos los que forman su equipo.
Retos para el Director de Proyecto
Actualmente existe una brecha generacional en el mercado de trabajo, ya que hoy en día los jóvenes se desenvuelven fácilmente ante el uso de herramientas informáticas, lo que ha facilitado las labores y por ende crea profesionales menos teóricos, mientras que por el otro lado se tiene profesionales de mayores edades que poseen la experiencia, manejo de la teoría y el conocimiento, pero no son diestros en el uso de facilidades digitales.
Otra de los retos será la igualdad en equipos, infraestructura y herramientas con las que contará el grupo de trabajo. Será necesario brindar o apoyar a aquellos que no cuenten con elementos básicos como una buena calidad de internet para videoconferencias, compatibilidades en software y otros, que faciliten y complementen las labores de todos.
Muy importante en este tipo de equipos será la confianza. Al reducirse el contacto entre los miembros como las reuniones de almuerzos, compartir cafés o conversaciones en el pasillo, hace que la confianza entre el personal se reduzca, por lo que el director de proyectos deberá utilizar técnicas de trabajo en equipo para reducir esta separación entre los involucrados.
El más importante de todos los retos para el gerente de proyecto será el control de su equipo de trabajo. Al no estar ubicados en una misma locación, no le será posible verificar quién se encuentra realizando efectivamente sus labores, sino que tendrá como dilema, hacer que el equipo funcione por medio de correos electrónicos, llamadas y otros.
Conclusiones
· Los equipos virtuales permiten una mayor diversidad en los miembros, lo que brinda decisiones más integrales al involucrar diferentes personas con diferentes puntos de vista.
· Si se logran alcanzar los objetivos de cumplimiento de entregables, así como la comunicación entre los involucrados, se obtienen mejoras en el cronograma del proyecto y reducciones en gastos como transporte, reuniones u otros.
· Las herramientas tecnológicas son clave fundamental para alcanzar el éxito en los equipos virtuales. Se deberá gestionar una educación en todos los miembros, de las herramientas a utilizarse, así como el establecimiento de esquemas o plantillas que faciliten la comunicación entre las partes.
· Los problemas que se presentan en equipos virtuales difieren pocos de los que se presentan en equipos presenciales, por ello, la resolución de éstos dependerá principalmente de las habilidades que cuente el director de proyecto en el manejo del recurso humano.
· La utilización de esta modalidad de trabajo deberá estar acompañada de una minuciosa selección de aquellos que formen el equipo, ya que deberán cumplir con estrictos requisitos de responsabilidad y disponibilidad de tiempo para lograr el acuerdo común entre los involucrados.
· Antes de designar las labores, el director de proyecto deberá estudiar cada uno de los miembros, lo que incluye las herramientas que posea éste, ya que debe garantizar igualdad de condiciones entre los miembros para facilitar la comunicación entre las partes.
· Es recomendable poseer dentro de la gestión de estos equipos, un plan en caso de eventualidades con las herramientas utilizadas, como falla en las redes de internet, en el equipo o software de trabajo, fallas en correos electrónicos u otros.
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