sábado, 16 de julio de 2011

Trabajo en equipo

Me gustaría compartir estos video de trabajo en equipo. Un gran ejemplo de lo que se puede lograr con liderazgo y motivación de parte de todos los involucrados.


http://www.elblogalternativo.com/2009/08/12/la-danza-de-las-mil-manos-el-baile-de-la-compasion/

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS


Mi  formación académica corresponde a la ingeniería civil dedicada al área de carreteras, así que puedo comentarles acerca de asfaltos, cunetas, puentes y demás elementos del entorno vial. 
Me preparé en la universidad, tomé cursos de actualización, asimismo,  discutí temas técnicos con otros ingenieros  para convertirme en una buena profesional, de manera que los proyectos a mi cargo fueran exitosos.  Sin embargo,  al graduarme y llegar ilusionada a desarrollar mis proyectos, me di cuenta de  que en cualquier trabajo no sólo importan los recursos técnicos. ¿Para qué sirve un excelente grupo de profesionales, algunos los mejores en sus especialidades, si no existe coordinación entre ellos?, ¿para qué sirve un proyecto diseñado de acuerdo a las mejores normas si no es posible  construirlo  pues no hay comunicación entre el diseño y la construcción?. Después de estas reflexiones concluí que faltaba algo: la administración de proyectos.

Importancia de la administración de proyectos.

                Los proyectos existen en todas las áreas, desde la jardinería hasta la medicina. Por más sencillo y simple que este sea, se necesita a alguien que coordine, comunique, decida e involucre a todas las partes, alguien que unifique todo lo relacionado al propósito trazado, es decir,  una persona capaz de exponer el plan y estar al tanto de todo lo sucedido durante el proceso.

                Las labores de esta persona dependerán en gran medida de la magnitud de un proyecto. Un proyecto de menor tamaño requerirá comunicación con menos personal, menor cantidad y elaboración de documentos, así como menores controles en la ejecución, mientras que  en un proyecto de gran magnitud, crecerá el número de “stakeholders” y con ello el número de interesados, habrá que realizar mayores controles y la tramitología aumentará.

                La cantidad de proyectos está relaciona con la dimensión de una empresa. Es de esperarse que una compañía de gran tamaño posea mayor cantidad de proyectos en desarrollo, por lo que muchas veces le corresponde al AP (Administrador de Proyectos) manejar varios proyectos al mismo tiempo, lo que me lleva a las habilidades de un administrador de proyectos.

Características de un AP.

Desde niños nuestros padres nos obligan a tomar lecciones particulares. Muchos niños  a quienes les encantan las artes y toman clases de pintura, de canto, etc., tienen el conocimiento de todas las técnicas, pero no cuentan con la habilidad o facilidad para ejecutarla. Lo mismo sucede con los administradores de proyectos.  Ser administrador no es solamente conocer de economía y poder realizar diagramas de flujo o de Gantt, o bien, hacer órdenes de servicio o modificación. Ser administrador es más que eso, se trata de ser líder, fomentar el trabajo en equipo, solucionar problemas entre las partes y motivar a sus compañeros a comprometerse con las labores.  Deberá ser una persona con autoridad para tomar decisiones y cuando haya conflictos, ser capaz de arbitrar y promover la negociación entre los involucrados para buscar entre todos la solución correcta, o al menos la mejor solución.

Asimismo, deberá ser un gran comunicador.  Será el encargado de llevar la información a todos los implicados, tanto a quienes tienen poder como a los que tienen interés. Me parece esta, una de las características más importantes, pues no es solamente transmitir información sino también la manipulación de esta, definir claramente los temas o contenidos que deberá dar a cada persona o institución, con el fin de evitar problemas de tergiversación.

Temas de interés en el curso introductorio.

Uno de los temas que más atrajo mi atención fue el  área de conocimiento del riesgo. Un proyecto puede ser perfectamente planeado: fases, procesos y acciones  a realizar claramente definidas, un marco de trabajo claro y establecido  para todos los involucrados pero, es de nuestro conocimiento que los proyectos cambian día a día por diferentes motivos, por ejemplo: una reducción del presupuesto, un cambio en el objetivo, problemas entre las partes, cambio en el clima, etc.; son tantos los factores que pueden modificar el esquema de trabajo que siempre existirá un riesgo asociado a una incertidumbre en nuestros proyectos, por lo que el administrador deberá estar siempre atento para poder reaccionar de manera correcta, ya sea al asumir, mitigar o transferir este riesgo.

                Lo anterior está unido de alguna manera con las características de un administrador,  cuyo orden, actualización de las labores del día y buena relación con los “stakeholders”, unido a la perspicacia y “malicia”, le facilitará el poder reaccionar ante un problema, modificación o inconveniente.

La administración de proyectos en el entorno laboral.

Actualmente laboro en una institución gubernamental encargada de la administración de la red vial nacional. Cada proyecto constituye obras de gran valor monetario, financiadas con fondos del Estado, lo que  involucra a muchísimos interesados, quienes van desde la Señora Presidenta hasta los usuarios de las infraestructuras, los cuales en la mayoría de los casos son grupos cantonales o de provincias. Al  tratarse con tantos involucrados, las modificaciones en los proyectos son cosa de todos los días, ya sea por presión política o por variaciones en las necesidades de los usuarios, en consecuencia el papel de un administrador de proyectos es fundamental a fin de cumplir con lo solicitado y  lograr resultados exitosos.

En la institución no existe todavía una cultura madura en cuanto a  administración de proyectos se refiere, por lo que una de mis metas o mi nuevo proyecto personal es la implementación de buenas prácticas de la administración de proyectos en la Gerencia a la que pertenezco, en otras palabras, desarrollar habilidades que nos ayuden a mejorar la respuesta ante problemas, a reducir los costos asociados a imprevistos por mala planificación, mejorar la calidad de los resultados y la comunicación entre las partes, así como la relación de quien contrata (en este caso el Estado) con el contratista, o bien otras instituciones estatales, a fin de lograr proyectos integrales de beneficio para todo el país.

Conclusiones

                La utilización de las metodologías y los buenos ejercicios de la administración de proyectos nos ayudan de manera clara y ordenada a obtener productos más cercanos a la calidad deseada o planeada. Mediante la utilización de los 42 (cuarenta y dos) procesos que conforman los grupos de procesos distribuidos en las 9 (nueve) áreas de conocimiento, tendremos como resultado procesos exitosos.

Sin embargo, y a modo de conclusión, una buena administración requiere además un buen administrador que posea un buen conocimiento de la materia así como habilidades  de trabajo en equipo, liderazgo y otros, puesto que el conocimiento de las técnicas o prácticas de la administración de proyectos aplican para cualquier plan sin importar la magnitud o presupuesto del mismo.  

 Mariana Rony.