Mi formación académica corresponde a la ingeniería civil dedicada al área de carreteras, así que puedo comentarles acerca de asfaltos, cunetas, puentes y demás elementos del entorno vial.
Me preparé en la universidad, tomé cursos de actualización, asimismo, discutí temas técnicos con otros ingenieros para convertirme en una buena profesional, de manera que los proyectos a mi cargo fueran exitosos. Sin embargo, al graduarme y llegar ilusionada a desarrollar mis proyectos, me di cuenta de que en cualquier trabajo no sólo importan los recursos técnicos. ¿Para qué sirve un excelente grupo de profesionales, algunos los mejores en sus especialidades, si no existe coordinación entre ellos?, ¿para qué sirve un proyecto diseñado de acuerdo a las mejores normas si no es posible construirlo pues no hay comunicación entre el diseño y la construcción?. Después de estas reflexiones concluí que faltaba algo: la administración de proyectos.
Importancia de la administración de proyectos.
Los proyectos existen en todas las áreas, desde la jardinería hasta la medicina. Por más sencillo y simple que este sea, se necesita a alguien que coordine, comunique, decida e involucre a todas las partes, alguien que unifique todo lo relacionado al propósito trazado, es decir, una persona capaz de exponer el plan y estar al tanto de todo lo sucedido durante el proceso.
Las labores de esta persona dependerán en gran medida de la magnitud de un proyecto. Un proyecto de menor tamaño requerirá comunicación con menos personal, menor cantidad y elaboración de documentos, así como menores controles en la ejecución, mientras que en un proyecto de gran magnitud, crecerá el número de “stakeholders” y con ello el número de interesados, habrá que realizar mayores controles y la tramitología aumentará.
La cantidad de proyectos está relaciona con la dimensión de una empresa. Es de esperarse que una compañía de gran tamaño posea mayor cantidad de proyectos en desarrollo, por lo que muchas veces le corresponde al AP (Administrador de Proyectos) manejar varios proyectos al mismo tiempo, lo que me lleva a las habilidades de un administrador de proyectos.
Características de un AP.
Desde niños nuestros padres nos obligan a tomar lecciones particulares. Muchos niños a quienes les encantan las artes y toman clases de pintura, de canto, etc., tienen el conocimiento de todas las técnicas, pero no cuentan con la habilidad o facilidad para ejecutarla. Lo mismo sucede con los administradores de proyectos. Ser administrador no es solamente conocer de economía y poder realizar diagramas de flujo o de Gantt, o bien, hacer órdenes de servicio o modificación. Ser administrador es más que eso, se trata de ser líder, fomentar el trabajo en equipo, solucionar problemas entre las partes y motivar a sus compañeros a comprometerse con las labores. Deberá ser una persona con autoridad para tomar decisiones y cuando haya conflictos, ser capaz de arbitrar y promover la negociación entre los involucrados para buscar entre todos la solución correcta, o al menos la mejor solución.
Asimismo, deberá ser un gran comunicador. Será el encargado de llevar la información a todos los implicados, tanto a quienes tienen poder como a los que tienen interés. Me parece esta, una de las características más importantes, pues no es solamente transmitir información sino también la manipulación de esta, definir claramente los temas o contenidos que deberá dar a cada persona o institución, con el fin de evitar problemas de tergiversación.
Temas de interés en el curso introductorio.
Uno de los temas que más atrajo mi atención fue el área de conocimiento del riesgo. Un proyecto puede ser perfectamente planeado: fases, procesos y acciones a realizar claramente definidas, un marco de trabajo claro y establecido para todos los involucrados pero, es de nuestro conocimiento que los proyectos cambian día a día por diferentes motivos, por ejemplo: una reducción del presupuesto, un cambio en el objetivo, problemas entre las partes, cambio en el clima, etc.; son tantos los factores que pueden modificar el esquema de trabajo que siempre existirá un riesgo asociado a una incertidumbre en nuestros proyectos, por lo que el administrador deberá estar siempre atento para poder reaccionar de manera correcta, ya sea al asumir, mitigar o transferir este riesgo.
Lo anterior está unido de alguna manera con las características de un administrador, cuyo orden, actualización de las labores del día y buena relación con los “stakeholders”, unido a la perspicacia y “malicia”, le facilitará el poder reaccionar ante un problema, modificación o inconveniente.
La administración de proyectos en el entorno laboral.
Actualmente laboro en una institución gubernamental encargada de la administración de la red vial nacional. Cada proyecto constituye obras de gran valor monetario, financiadas con fondos del Estado, lo que involucra a muchísimos interesados, quienes van desde la Señora Presidenta hasta los usuarios de las infraestructuras, los cuales en la mayoría de los casos son grupos cantonales o de provincias. Al tratarse con tantos involucrados, las modificaciones en los proyectos son cosa de todos los días, ya sea por presión política o por variaciones en las necesidades de los usuarios, en consecuencia el papel de un administrador de proyectos es fundamental a fin de cumplir con lo solicitado y lograr resultados exitosos.
En la institución no existe todavía una cultura madura en cuanto a administración de proyectos se refiere, por lo que una de mis metas o mi nuevo proyecto personal es la implementación de buenas prácticas de la administración de proyectos en la Gerencia a la que pertenezco, en otras palabras, desarrollar habilidades que nos ayuden a mejorar la respuesta ante problemas, a reducir los costos asociados a imprevistos por mala planificación, mejorar la calidad de los resultados y la comunicación entre las partes, así como la relación de quien contrata (en este caso el Estado) con el contratista, o bien otras instituciones estatales, a fin de lograr proyectos integrales de beneficio para todo el país.
Conclusiones
La utilización de las metodologías y los buenos ejercicios de la administración de proyectos nos ayudan de manera clara y ordenada a obtener productos más cercanos a la calidad deseada o planeada. Mediante la utilización de los 42 (cuarenta y dos) procesos que conforman los grupos de procesos distribuidos en las 9 (nueve) áreas de conocimiento, tendremos como resultado procesos exitosos.
Sin embargo, y a modo de conclusión, una buena administración requiere además un buen administrador que posea un buen conocimiento de la materia así como habilidades de trabajo en equipo, liderazgo y otros, puesto que el conocimiento de las técnicas o prácticas de la administración de proyectos aplican para cualquier plan sin importar la magnitud o presupuesto del mismo.
Mariana Rony.
Mariana, creo que has expresado con buen tino, lo que sucede en la administración pública, y lo que nos pasa a los que entramos en ella, este enseyo nos ha convertido en un sueño que queremos plasmar en la realidad, en nuestro entorno laboral. Coincido plenamente en todos tus puntos. Instituciones como las nuestras reciben directrices desde el mas alto nivel, como lo indicaste, desde la presidencia de la República, pero eso no implica menoscabar los procedimientos, y es ahí donde nuestra misión será mayor.
ResponderEliminarEl aspecto de la comunicación que planteaste también es fundamental, para que no se de malas interpretaciones y que se tenga claramente definido el objetivo.
Es interesante, como instituciones como las nuestras, apesar de su vigencia, podría decirse que les falta todavía mucha madurez en la Administración de Proyectos, ahí estremos nosotros a romper paradigamas, para romper esquemas mentales, es un buen reto.
Hola Mariana, concuerdo en lo que mencionas efectivamente considero que esta país tiene excelente profesionales en todas la áreas nada que envidiarle a un país desarrollado pero mucho de los que mencionas es la realidad, falta coordinación entre los profesionales, creo que esta Maestría es una excelente decisión para satisfacer tu necesidad. En cuanto a tu trabajo indudablemente el puesto que ocupas y los fines que quieres lograr ayudaran a mejorar un poco este país que es lo que todos queremos, y realmente te felicito porque querer plantar la semillita de la administración de proyectos en tu lugar de trabajo tan grande no será tarea fácil más cuando es una institución con limitantes en muchos sentidos. En cuanto al curso creo que las habilidades que mencionas de un administrador de proyectos son las que todos debemos de llegar a tener o por lo menos desarrollar en este año que apenas comienza académicamente hablando.
ResponderEliminarHola Mari… es muy valioso el esfuerzo que quieres realizar en busca del mejoramiento de la organización en la que trabajas, diste una descripción muy clara de lo que has notado se podría mejorarse en el funcionamiento de las empresas estatales y específicamente en la que participas actualmente, si bien es cierto van a haber como en todos lados personas que se resistan al cambio por diversos factores, este esfuerzo que vas a empezar a dar va a ser muy valioso para el país, por lo que te animo a aplicar las buenas prácticas en la administración de proyectos y procurar mantener tu ética sobre las decisiones que debas tomar.
ResponderEliminarMe parece importante lo que señala Mariana en su ensayo, sobre el manejo del riesgo. En un proyecto no podemos controlar todo, no controlamos los fenómenos naturales, no podemos controlar algún atraso en la producción de alguno de nuestros proveedores, etc. Por eso el PMBOK, nos menciona sobre la gestión de los riesgos del proyecto: que se debe analizar y controlar en la medida de lo posible el riesgo en el proyecto. Algunas palabras claves en la gestión de los riesgos son: identificación, valoración y administración del riesgo. La respuesta de los Administradores de Proyectos debe ser dirigida a planificar la respuesta y el seguimiento y control del riesgo. En clases se menciono que el riesgo se le puede dar tres tratamientos: prevenirlo, modificarlo o minimizarlo, pero esto solo se puede lograr en la medida que planifiquemos la respuesta al riesgo.
ResponderEliminarMariana, no sé si es común para todos los ingenieros, pero a nivel personal me identifico mucho con tus reflexiones sobre la forma cómo te sentías en tu trabajo por la necesidad de adquirir conocimientos en Administración de Proyectos; pues a pesar de poseer buenos conocimientos y destrezas técnicas aprendidas durante la carrera, sentimos un vació que falta rellenar con conocimientos y buenas prácticas de Administración de Proyectos.
ResponderEliminarMe pareció muy interesante la analogía con los niños que desde pequeños les enseñan técnicas artísticas, pero les falta habilidad. Esto lo relaciono con mencionado en el párrafo anterior, pues muchas veces tenemos buenos conocimientos en un área profesional, pero nos falta habilidad para dirigir un proyecto, entonces se vuelve fundamental la adquisición de conocimientos en Administración de Proyectos para desarrollar habilidades y para conocer cuáles destrezas debemos poseer para ejercer la función de líderes en la Dirección de Proyectos.
El otro concepto importante que mencionas es el riesgo asociado a proyectos, el cual es un elemento que siempre va a existir, de ahí la importancia que el Administrador de Proyectos haga un análisis adecuado para ver si el riesgo es mejor asumirlo, mitigarlo o transferirlo.
Hola Mariana, me parece muy interesantes tus aportes, ciertamente es como un desahogo pero a la vez un inicio ya que sabes que ahora tienes los conocimientos bases para fomentar una cultura que como lo mencionan los compañeros, Yo laboro en una institucion privada y en los proyectos la falta de analisis de riesgos y los problemas de comunicacion sumado al tiempo de expectativa del cliente final son la principal causa de fracasos o de atrasos en los proyectos. Me surege una pregunta si en las etnidades publicas existen PMO's? si es asi talvez realizando una buena reunion y estableciendo comunicacion entre estas oficinas puedan mejorar su comunicacion ademas de establecer un estandar de trabajar todos con las mismas metodologías y con herramientas tecnológicas similares.
ResponderEliminarSaludos y te felicito por tu ensayo